Case study

Od 12% do 26%. Jak EAP zdał egzamin w firmie produkcyjno-dystrybucyjnej

Ten tekst jest częścią cyklu EAP bez ogródek: zbioru dokumentów dla firm, które chcą rozmawiać o wsparciu pracowników konkretami. Piszemy dla tych, którzy podejmują decyzje: HR-owców szukających argumentów, menedżerów odpowiedzialnych za zespoły i dyrektorów finansowych pytających „co z tego mamy?".

Bohaterem tego odcinka jest jedna z największych firm sektora produkcyjno-dystrybucyjnego w Polsce. Tysiące osób pod jednym szyldem: w biurach, na halach, w punktach obsługi i w trasie. To historia o tym, jak jeden program objął ich wszystkich i zdał egzamin w najtrudniejszym możliwym momencie.

EAP bez ogródek

Cykl dokumentów o policzalnym wsparciu: case studies z danymi, analizy wykorzystania i uzasadnienia kosztów dla controllingu. Konkrety zamiast sloganów.

Wyzwania

Biuro, hala, trasa: jak wesprzeć wszystkich naraz?

Wyobraź sobie organizację, w której pracownik biura, operator linii produkcyjnej i kierowca w trasie mają zupełnie inne dni pracy, inne troski i ten sam program wsparcia. Właśnie takie zadanie postawił przed nami jeden z największych graczy sektora produkcyjno-dystrybucyjnego. W Lyra Polska wdrażaliśmy EAP w organizacjach zatrudniających od kilkuset do kilkunastu tysięcy osób, więc wiedzieliśmy jedno: skala nie może oznaczać kompromisu, ani w jakości pomocy, ani w kosztach. Kluczowe wyzwania tego wdrożenia brzmiały jak lista rzeczy „niemożliwych do pogodzenia":

Dotrzeć skutecznie wszędzie, od biur, przez halę produkcyjną i punkty obsługi, po transport

Objąć realną pomocą tysiące pracowników i ich bliskich, nie tracąc efektywności ekonomicznej

Mówić jednym programem do dwóch światów: „white collars" i „blue collars"

Być gotowym na kryzysy, które uderzają w wydajność i bezpieczeństwo pracy, zanim ktokolwiek zdąży zareagować

Przebieg wdrożenia

Start w środku burzy

start przypadł na rok 2021: moment, w którym firma wciąż mierzyła się z konsekwencjami Covid; trudno o lepszy test dla programu wsparcia niż uruchomienie go w środku burzy
zamiast gotowego schematu: warsztaty z klientem. Wspólnie zaplanowaliśmy wdrożenie zgodnie z procesem Lyra Polska tak, by komunikacja dotarła do każdej jednostki organizacyjnej: bezpośrednio od Lyra oraz kaskadowo, ustami menedżerów
program musiał być widoczny tam, gdzie toczy się codzienność: stąd ulotki, plakaty, roll-upy, wizytówki i gadżety z prawdziwymi przykładami z życia, a nie korporacyjnym żargonem
przeprowadziliśmy serię szkoleń dla HR, menedżerów i pracowników: nie tylko „jak korzystać z programu", ale też jak zauważyć, że kolega z zespołu potrzebuje pomocy, i jak skierować jego uwagę na EAP
sięgnęliśmy po narzędzia Lyra, ale też po to, co już działało w firmie: intranet i cykliczne spotkania, bo najlepsza komunikacja płynie znajomymi kanałami
od pierwszego dnia trzymaliśmy rękę na pulsie: stały kontakt z klientem i wspólne przeglądy co 3 miesiące sprawiły, że program nigdy nie został „wdrożony i zapomniany"

Wykorzystanie programu

Od zaufania do liczb: 12%, potem 26%

pierwszy rok przyniósł odpowiedź na najważniejsze pytanie, czy ludzie zaufają programowi? Z indywidualnej pomocy psychologów, coachów, prawników i finansistów skorzystało 12% pracowników
za tą liczbą stoją konkretne historie: do 12 spotkań z psychologiem lub coachem, on-line lub w gabinecie, a w sprawach prawnych i finansowych, realna praca z dokumentami, nie tylko rozmowa
firma zyskała też coś więcej niż infolinię: program edukacyjny, interwencje kryzysowe oraz wydarzenia szyte na miarę potrzeb HR i liderów
rok 2022 wystawił program na próbę, jakiej nikt nie planował, Polski Ład i wybuch wojny. Wykorzystanie wzrosło do 26%, a klient nie musiał zamawiać żadnych dodatkowych działań, bo reakcja na sytuacje nadzwyczajne jest częścią programu. Gdy świat się zatrząsł, wsparcie już czekało
dziś wykorzystanie jest wysokie i stabilne, a analizy, które prowadzimy, zamieniamy na plany komunikacji, szkoleń i reakcji na wczesne sygnały ostrzegawcze, zanim staną się problemem

Czynniki sukcesu