Czy Program EAP ma sens ekonomiczny?

Ostatnie kilkanaście lat to czas dynamicznego rozwoju Programów Wsparcia Pracowników (Employee Assistance Programs – EAP). Przyczyniły się do tego zarówno masowe kryzysy - pandemia, wojna w Ukrainie, inflacja, jak i charakter współczesnego świata – jego złożoność, zmienność i niepewność.  Skokowo wzrosła ilość problemów życia zawodowego i osobistego, a więc i liczba osób potrzebujących pomocy w poradzeniu sobie z nimi. Zwiększyły się oczekiwania związane z dostępem do profesjonalnego wsparcia i coraz więcej firm oferuje swoim pracownikom programy EAP. Jednocześnie wielu menedżerów zadaje sobie pytanie o ekonomiczny sens takich inwestycji. Czy będzie to kolejny benefit z kategorii „nice to have”, który marginalnie podniesie poziom zadowolenia użytkowników? Czy dobrostan pracowników się podniesie, ale nie przełoży się to na lepszą pracę, a może nawet obniży chęć angażowania się w nią? Czy też można oczekiwać konkretnych rezultatów wprowadzenia programu?

Założenie: problemy pracowników wpływają na efekty ich pracy

O ekonomicznym sensie rozwiązań EAP możemy mówić tylko, jeśli w punkcie wyjścia przyjmiemy założenie, że różnego rodzaju życiowe trudności doświadczane przez zatrudnionych mają bezpośredni wpływ na ich funkcjonowanie zawodowe. Z psychologicznego punktu widzenia tak właśnie jest. Ponieważ uwaga ma ograniczony zakres, kiedy kierujemy ją na własne zmartwienia, trudno nam się skupić na zadaniach, popełniamy błędy i spada nasza kreatywność. Jednocześnie negatywne myśli mają tendencję do wysuwania się na pierwszy plan, bo tak zostaliśmy ewolucyjnie ukształtowani, że najpierw zajmujemy się – realnymi lub wyobrażonymi – zagrożeniami. Pracodawca może w takiej sytuacji szukać dodatkowych sposobów motywowania lub przeciwnie – sięgać po kary, ale obie te metody będą miały ograniczoną i raczej krótkoterminową skuteczność, ponieważ żadna z nich nie eliminuje przyczyny, a wręcz może powodować dodatkową presję. Lepiej zatem zadziałać u źródła i zaoferować pracownikowi pomoc w uporaniu się z problemami – potwierdzają to wyliczenia dotyczące wpływu EAP na wydajność. Nie wszystkie korzyści da się skwantyfikować, ale dysponujemy dużą liczbą danych pokazujących wymierne zyski wynikające z wdrożenia programu.

Program EAP a wydajność pracy

Badania na temat efektywności EAP prowadzone są od kilkudziesięciu lat w wielu krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Australii i Chinach. Pokazują konsekwentnie, że EAP obniża poziom absencji, prezenteizmu (czyli „nieefektywnej obecności”) i stresu związanego z pracą, a zwiększa poziom zaangażowania i satysfakcji.

• Amerykańskie badanie na próbie 60 000 pracowników, którzy skorzystali z EAP, wykazało, że liczba osób raportujących obniżoną produktywność na skutek problemów emocjonalnych spadła po uzyskaniu wsparcia o 73%. Liczba nieplanowanych nieobecności i spóźnień szacowana przed otrzymaniem pomocy na 2,37 dnia w miesiącu obniżyła się do 0,91 dnia. Natomiast indeks ogólnego poziomu funkcjonowania poprawił się o 10%.
• W badaniu na próbie 24 000 beneficjentów EAP, którego wyniki gromadzono przez 9 lat w 26 krajach, dowiedziono znaczącej poprawy wskaźników dotyczących absencji (o 17–28%), prezenteizmu (o 24–40%) i stresu związanego z pracą (o 9–23%).

• W jeszcze innym interesującym badaniu zmierzono, że liczba „nieproduktywnych” godzin pracownika w ciągu tygodnia zmniejszyła się dzięki uzyskaniu wsparcia EAP z 9,22 do 2,70. Jeśli zatem w firmie zatrudniającej 500 osób, 12% pracowników skorzysta z programu, w skali miesiąca firma zyska 1 565 godzin efektywnej pracy.
• Jednocześnie 72,7% osób zadeklarowało wzrost koncentracji, 68,2% – poprawę jakości swojej pracy, a odpowiednio 55,7% i 45,6% – polepszenie relacji ze współpracownikami i przełożonymi.

Stopa zwrotu z inwestycji w Program EAP

Programy EAP wielokrotnie poddawane były twardej analizie liczbowej, jaką działy finansowe przeprowadzają przed każdą istotną decyzją inwestycyjną. Skuteczność Lyra Health – globalnego dostawcy EAP, którego lokalnym partnerem jest Lyra Polska – potwierdzona została badaniem przeprowadzonym w firmie z listy Fortune 500. Pokazało ono oszczędność 3,04$ na 1$ inwestycji.Rezultat został niezależnie potwierdzony przez AON i jest o 50% wyższy niż u konkurencji.

Wyniki oszacowań stopy zwrotu z inwestycji w EAP dostępne są dla takich instytucji, jak: America On Line, Campbell Soup, Chevron, DuPont, Marsh & McLennan, McDonnell Douglas, NCR Corp, New York Telephone, the US Postal Service, the US Federal Government, General Motors czy United Airlines. Wszędzie tam zyski ze wspierania pracowników przewyższały koszty udzielenia wsparcia.

Skąd bierze się tak wysoki wskaźnik ROI?

Koszty programu są niskie i daleko im choćby do 1% ogólnych nakładów na pracownika. Jednocześnie EAP przynosi kilka zasadniczych korzyści. Według badań program może w skali firmy obniżyć absencję o 4,8–6,5%. Sam ten efekt powoduje dodatni zwrot z inwestycji, nawet biorąc pod uwagę wyłącznie koszty pracy. A przecież nieobecny pracownik to także utracone zyski, czas innych osób poświęcony na obsługę nieobecności i przeorganizowanie pracy, wydatki związane z zastępstwami, konieczność zmiany planów i wynikający z niej stres. Program EAP byłby opłacalny już w takiej sytuacji, gdyby wpływał wyłącznie na absencję, a przecież oddziałuje na szeroki zakres problemów:

Indywidualne usługi EAP zapewniają wsparcie poszczególnym osobom – pracownikom, ich bliskim, menedżerom i Działom HR. Grupowe EAP pozwala oddziaływać na całe zespoły tak, by lepiej radziły sobie ze zmianami i przeciwnościami. EAP ma siłę transformującą kulturę przedsiębiorstwa w pożądanym kierunku. Wzmacnia wewnętrzny i zewnętrzny wizerunek firmy. Pozwala lepiej radzić sobie z zaskakującymi, wymagającymi sytuacjami.

Czy zawsze jest tak dobrze?

Aby Program EAP działał skutecznie, podobnie jak każde inne narzędzie, musi być odpowiednio używany. Jeśli pracownicy nie korzystają z programu, nie spełni on swojej funkcji. Dlatego ogromne znaczenie ma sposób wdrożenia i wpisania proponowanych rozwiązań w kulturę firmy. Badania wskazują, że zapewnienie postrzegania wsparcia jako dostępnego i zapewniającego poufność, działania promocyjne oraz zaangażowanie kadry zarządzającej wyraźnie przekładają się na wskaźniki wykorzystania. Dlatego właśnie częścią naszej oferty jest aktywny udział we włączeniu EAP w kulturę organizacyjną. Opiekun Klienta we współpracy z HR planuje wdrożenie programu, analizuje korzystanie, reaguje na potrzeby i sytuacje kryzysowe. Uzyskiwane wskaźniki wykorzystania są przy tym zależne od rodzaju usług. Pewna liczba osób będzie zwracała się o pomoc w ramach indywidualnego EAP, natomiast grupowe EAP ma zdecydowanie większy zasięg oddziaływania.

Świadczenie EAP zwolnione z podatku dochodowego

Omawiając korzyści ekonomiczne EAP, warto na koniec wspomnieć o zasadach opodatkowania świadczenia EAP, które tak wyjaśnia mecenas Michał Koralewski: „Każde świadczenie otrzymywane przez pracowników od pracodawcy podlega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia. Nie tylko zatem pensja, ale wszelkie rzeczowe i finansowe benefity i przysporzenia tworzą sumę poddaną opodatkowaniu. Kilka wyjątków od tej zasady wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim świadczenia rzeczowe i pieniężne otrzymane przez pracownika ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł, podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego. Zwolnienie to nie obejmuje bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. One podlegają opodatkowaniu w całości, niezależnie od wartości. Kolejny wyjątek stanowią świadczenia przekazywane ogółowi pracowników w sposób, który uniemożliwia określenie indywidualnych korzyści każdego z nich. Aby mógł bowiem powstać obowiązek podatkowy, korzyści muszą być mierzalne, pozwalające przypisać konkretną wartość przysporzenia danemu pracownikowi. W innym przypadku, wobec braku możliwości skonkretyzowania zobowiązania podatkowego, w ogóle ono nie powstaje. Potwierdził to Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 roku".