W zarządzaniu zasobami ludzkimi funkcjonuje narzędzie znane jako wskaźnik Bradforda (Bradford Factor), opracowane na Uniwersytecie Bradford, które mierzy uciążliwość absencji według wzoru: liczba epizodów nieobecności podniesiona do kwadratu, pomnożona przez łączną liczbę dni nieobecności. Dwa przypadki o tej samej łącznej liczbie dni absencji mogą mieć zupełnie inny wynik: jedna dziesięciodniowa nieobecność (np. z powodu operacji) generuje niski wskaźnik, podczas gdy dziesięć pojedynczych jednodniowych nieobecności tej samej osoby generuje wskaźnik znacznie wyższy, bo to właśnie częste, krótkie, nieprzewidywalne absencje najbardziej dezorganizują pracę zespołu i najczęściej sygnalizują problem wymagający rozmowy, nie zwolnienia lekarskiego.

To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie dla działu HR: zanim zacznie się szukać sposobów na „ograniczenie absencji" w ogóle, warto rozpoznać, z którym typem zjawiska firma faktycznie ma do czynienia, bo każdy wymaga innego podejścia.

Absencja pracowników może mieć wiele powodów, zarówno osobistych, jak i zawodowych:

• Choroby i problemy zdrowotne: infekcje, przewlekłe schorzenia, problemy psychiczne, takie jak stres czy wypalenie zawodowe.

• Nieodpowiednie warunki pracy: hałas, nieergonomiczne stanowisko pracy czy brak odpowiedniej wentylacji mogą prowadzić do złego samopoczucia i częstszych zwolnień lekarskich.

• Problemy osobiste: trudności rodzinne, opieka nad dziećmi czy innymi członkami rodziny.

• Brak motywacji i zaangażowania: niezadowolenie z pracy, konflikty w zespole czy brak perspektyw zawodowych mogą powodować częstsze absencje, zwłaszcza te krótkie i powtarzalne, które wskaźnik Bradforda wychwytuje najszybciej.

• Wypadki i urazy: zdarzenia losowe, zarówno w miejscu pracy, jak i poza nim, mogą wymuszać dłuższą nieobecność.

• Spadek produktywności: brak kluczowych pracowników oznacza mniejsze tempo realizacji projektów.
• Dodatkowe koszty: konieczność zatrudniania zastępców, nadgodziny dla innych pracowników czy utrata klientów to realne obciążenie finansowe. Szerzej rozkładamy te koszty, łącznie z tymi trudniej policzalnymi, w artykule o kosztach absencji chorobowej.
• Obciążenie dla zespołu: pozostałe osoby muszą przejmować obowiązki nieobecnego współpracownika, co może prowadzić do frustracji i przeciążenia pracą.
• Pogorszenie atmosfery w pracy: częste absencje mogą powodować napięcia między pracownikami i osłabiać morale zespołu.

Ograniczenie nieobecności pracowników wymaga kompleksowego podejścia, dopasowanego do tego, czy problem dotyczy absencji długich, czy raczej częstych i krótkich:

• Zapewnienie dobrych warunków pracy: ergonomiczne stanowiska, odpowiednia temperatura i oświetlenie oraz dbałość o higienę pracy mogą zmniejszyć liczbę zwolnień zdrowotnych.
• Wsparcie zdrowia psychicznego: programy wellness, dostęp do psychologa lub szkolenia dotyczące radzenia sobie ze stresem mogą znacząco poprawić samopoczucie pracowników i wpłynąć na wellbeing dla firm.
• Elastyczność w organizacji pracy: możliwość pracy zdalnej, elastyczne godziny pracy czy system zmianowy pomagają pogodzić obowiązki zawodowe z życiem prywatnym, co szczególnie ogranicza absencje typu „krótkie i częste".
• Motywowanie pracowników: jasno określone ścieżki rozwoju i dobra atmosfera w firmie mogą skutecznie zmniejszyć nieuzasadnione absencje, zwłaszcza te wynikające z niskiego zaangażowania, nie z realnej choroby.
• Dbanie o integrację zespołu: organizowanie spotkań integracyjnych, budowanie pozytywnych relacji między pracownikami oraz otwarta komunikacja pomagają tworzyć zdrowe środowisko pracy.
• Program wsparcia pracowników: wdrożenie rozwiązań wspierających rozwój zawodowy i psychiczny pracowników może przyczynić się do zmniejszenia liczby absencji.
• Wsparcie psychologiczne dla pracowników: możliwość skorzystania z pomocy psychologicznej w miejscu pracy może znacząco wpłynąć na ograniczenie problemów związanych z absencją, zwłaszcza tą wynikającą z przeciążenia czy wypalenia.

Jeśli zależy Ci na konkretnych, policzalnych danych na temat tego, czy absencję w Twojej firmie da się realnie obniżyć, sprawdź nasze szersze spojrzenie na ten temat na blogu.

Absencja w pracy to wyzwanie, które może negatywnie wpłynąć na efektywność firmy, ale odpowiednie działania pozwalają ją ograniczyć, pod warunkiem że firma rozpoznaje, z jakim wzorcem nieobecności ma do czynienia. Wskaźnik Bradforda przypomina, że dziesięć krótkich, nieprzewidywalnych absencji zasługuje na inną reakcję niż jedna długa, uzasadniona poważną chorobą. Zapewnienie dobrych warunków pracy, wsparcie zdrowia fizycznego i psychicznego pracowników oraz budowanie pozytywnej atmosfery w zespole to kluczowe kroki do zmniejszenia liczby nieobecności i poprawy wydajności całej organizacji.