Jak mądrze dbać o pracowników w niespokojnych czasach

Emocji nie da się pozostawić za progiem firmy. O tym, że trudności osobiste przeżywamy nadal, będąc w pracy, a problemy życia zawodowego przynosimy do domu, nie trzeba nikogo przekonywać. Wraz z rosnącym zrozumieniem tego faktu pracodawcy, zamiast jedynie wymagać gotowości, efektywności i skupienia na pracy, coraz częściej decydują się tworzyć pracownikom warunki do tego, żeby mogli oni poradzić sobie z problemami, zanim te zakłócą ich działanie. Często jednak planowanie i udzielanie takiego wsparcia przekracza kompetencje dostępne wewnątrz firmy. Trudności pojawiają się niespodziewanie, dotykają jednostek lub całych grup, mają różne natężenie i charakter – żadna organizacja nie jest przygotowana na utrzymywanie stałej struktury pozwalającej stawić im wszystkim czoła.

Rosnącym potrzebom od niemal stu lat towarzyszy rozwój programów wsparcia pracowników (Employee Assistance Program – EAP) – zewnętrznych rozwiązań, z których firmy mogą korzystać, by reagować na osobiste i zbiorowe kryzysy, a także - na ile to możliwe - przeciwdziałać ich powstawaniu. Idea EAP się sprawdza, bo zyskują na niej obie strony. Pracownik korzysta z wiedzy i doświadczenia psychologów, terapeutów, coachów, mentorów, prawników i finansistów, a firma redukuje koszty absencji i prezenteizmu, buduje kompetencje zespołu i staje się pożądanym miejscem pracy. Z biegiem czasu rozwiązania EAP stają się coraz bardziej wyspecjalizowane, i wiele firm w coraz większym stopniu docenia posiadanie kompetentnego partnera, do którego każda z osób w firmie oraz ich bliskich ma stały dostęp.

W ICAS Poland, wdrażamy w Polsce EAP już prawie dziesięć lat. Ostatnie lata nauczyły nas, że programy wsparcia są dobre w takim stopniu, w jakim pozostają adekwatne do zmieniającego się świata. Jeśli mają pomagać pracownikom radzić sobie z wyzwaniami, które niesie życie, muszą odpowiadać zarówno na indywidualne historie, w których mieszczą się nieporozumienia z partnerem, codzienny natłok zadań, kłopoty z nastolatkiem czy problemy z podatkami, jak i na kryzysy na masową skalę, które dotykają wszystkich. A te stają się nową codziennością, co przekłada się na zgłaszane nam potrzeby. W marcu 2020 roku 30% problemów naszych klientów wiązało się z Covid, w styczniu 2022 – 45% dotyczyło Polskiego Ładu, w marcu 2022 – 25% miało związek z wojną.

Każdy kryzys to inne wyzwania. Covid oznaczał zmagania z dotkliwymi ograniczeniami i epidemię samotności, a dla wielu osób pogorszenie zdrowia i utratę bliskich. Polski Ład, wdrażany przy rosnącej inflacji, wywołał falę niezrozumienia i niepokój dotyczący nie tylko osobistych  finansów. Wojna postawiła nas przed koniecznością rozwiązania dziesiątek kwestii praktycznych dotyczących fali uchodźców oraz poradzenia sobie z powszechnym lękiem. W badaniach IBRIS przeprowadzonych w ostatnich dniach lutego 80% Polaków deklarowało, że boi się wojny i jej skutków. Na linii ICAS EAP liczba zgłoszeń związanych z lękiem przyjętych w 2022 roku już po pierwszym kwartale przekroczyła liczbę zgłoszeń w tej kategorii z całego roku 2021. Kryzysy wpływają na każdego z nas i na grupy, w których funkcjonujemy.

Wobec ostatnich kryzysów żadna firma nie może przejść obojętnie, a ich wpływ jeszcze długo będzie zauważalny. Covid oznaczał reorganizację pracy, masowe przejścia na pracę zdalną i wszystko, co się z tym wiąże – utratę bezpośredniej kontroli, zmianę interakcji, a także sposobów motywowania, bo skutkiem pracy zdalnej dla wielu osób było poczucie izolacji i monotonii oraz rozmycia granic między życiem zawodowym i prywatnym. Trwające powroty do biur wymagają planowania pracy hybrydowej i radzenia sobie z oporem i lękiem. Polski Ład spowodował prawie niemożliwy do obsłużenia ruch w Działach HR, a kolejne zmiany budzą niepokój osób, które będą musiały rozliczać pracowników na nowych zasadach. Wojna wiąże się z organizacją akcji pomocowych i tworzeniem warunków do wyrażania i przetwarzania emocji, ale także dylematami etycznymi w prowadzeniu interesów.

W ICAS na dostępnej wszystkim osobom objętym naszym programem EAP, całodobowej linii, w języku polskim, angielskim, ukraińskim i rosyjskim:

• udzielamy wsparcia osobom bezpośrednio i pośrednio dotkniętym wojną – tym, którzy słyszeli uderzające we własny dom bomby, tym, którzy przerażające szczegóły znają z opowieści krewnych i gości przyjętych pod swój dach, i tym, którzy obrazy zniszczeń oglądają w telewizji,
• rozmawiamy z osobami różnych narodowości – z Ukraińcami, którzy doświadczają wojny w najbardziej traumatyczny sposób, z Polakami, którzy w niej pomagają i są potencjalnymi zagrożonymi, ale także z przeciwnymi wojnie Rosjanami,
• pomagamy w kwestiach praktycznych – prawnych, organizacyjnych i finansowych, dotyczących wjazdu do Polski, zasad sprowadzania rodzin z Ukrainy, ale i z Rosji, ponownego wyjazdu na Ukrainę, legalizacji pobytu, podejmowania lub oferowania zatrudnienia, wynajmu i udostępniania mieszkań, opieki medycznej i nauki szkolnej, sprowadzania zwierząt, uzyskiwania świadczeń i transferu środków,
• wspieramy psychologicznie wszystkich potrzebujących – osoby przybyłe z Ukrainy w radzeniu sobie z traumą i odbudowywaniu poczucia bezpieczeństwa, w adaptacji i odnajdowaniu wiary w przyszłość; Polaków – w przezwyciężaniu lęku, który utrudnia funkcjonowanie i nie pozwala spać, łagodzeniu przeciążenia związanego z ciągłym śledzeniem wiadomości i zmniejszaniu poczucia bezradności; Rosjan – w uporaniu się ze wstydem i presją oraz obcością we własnych rodzinach,
• świadczymy „pomoc dla pomagających” („help the helper”) – wszystkim, u których udzielanie wsparcia innym powoduje nadmierne obciążenie trudnymi emocjami, którzy mają trudności z określeniem granic własnego zaangażowania lub w obliczu ogromu cierpienia innych czują opór przed zatroszczeniem się o własne potrzeby.

Od pierwszego dnia wojny prowadzimy także działania skierowane do zespołów:

• organizujemy otwarte spotkania on-line z psychologami oraz terapeutami polskimi i ukraińskimi, zapewniające pracownikom przestrzeń do podzielenia się myślami i emocjami, pozwalające się wzmocnić – okazały się one ogromnie potrzebne i przyciągnęły już tysiące osób,
• uczymy, jak dbać o siebie i innych w obliczu wojny, która jest tak blisko – nasi psychologowie przygotowali dla osób objętych programem webinaria, materiały i artykuły, w których odnoszą się do najczęstszych reakcji na wojnę i pokazują, co możemy zrobić jako jednostki i zbiorowości, by nie poddać się lękom i w sytuacji, na którą mamy ograniczony wpływ, zachować poczucie sprawczości,
• specjalne webinaria poświęciliśmy kwestii pomocy dzieciom – jeszcze niedawno nikt z nas nie myślał, że będzie musiał objaśniać dzieciom trwającą wojnę, potrzebujemy więc przyspieszonej edukacji w tym zakresie,
• menedżerom proponujemy specjalne warsztaty on-line, obejmujące zagadnienia udzielania „pierwszej pomocy psychologicznej” innym osobom i odpowiadające na pytania, jak rozmawiać w tym czasie z pracownikami, by nie eskalować napięć i nie ulegać zbiorowej panice, ale zachować zdolność wykonywania swoich codziennych zadań, bo tak też przeciwstawiamy się destrukcji, jaką niesie wojna,
• zbieramy najczęściej pojawiające się pytania z zakresu prawa, śledzimy zmiany w polskich regulacjach prawnych i przygotowujemy webinaria wyjaśniające zagadnienia, które są ważne dla osób objętych programem.

W naszej działalności budujemy z firmami długoterminowe relacje i wspólnie rozwijamy program EAP. W sytuacjach nadzwyczajnych ta współpraca staje się jeszcze intensywniejsza. Przygotowujemy rozwiązania na podstawie informacji z Działów HR i dopasowujemy je do konkretnych firm. Elastyczność jest ważna, bo kolejne kryzysy pokazują, że przedsiębiorstwa (podobnie jak ludzie) doświadczają ich na różne sposoby. W pandemii większość firm organizowała pracę zdalną, ale z zupełnie innymi wyzwaniami musiały się zmierzyć przedsiębiorstwa produkcyjne, które nie miały takiej opcji. Sytuacja wojny jest bardziej wymagająca dla organizacji, które mają ścisłe związki osobowe czy ekonomiczne z Ukrainą lub prowadzą interesy z Rosją. Oto kilka przykładów naszego współdziałania z klientami:

• firma zgłosiła nam, że w grupie pracowników przeniesionych z Ukrainy, wiele osób doświadcza skutków traumy – przygotowaliśmy dla nich spotkania w języku ukraińskim, na których pod kierunkiem terapeuty, w niewielkim gronie, mogli zająć się trudnymi emocjami,
• pracownicy jednego z naszych klientów zorganizowali szeroko zakrojoną akcję pomocy dla uchodźców, po pewnym czasie zaczęli jednak odczuwać przytłoczenie i bezradność wobec ogromu krzywd, z jakim musieli się mierzyć – w ramach „pomocy dla pomagających” przeprowadziliśmy warsztaty, na których rozmawialiśmy o przyznaniu sobie prawa do zadbania o siebie oraz ustalaniu i pilnowaniu własnych granic,
• w związku z prowadzeniem przez firmę działalności w Rosji, w zespole pojawił się konflikt pomiędzy pracownikami – menedżerowi zespołu udzieliliśmy wsparcia w przygotowaniu spotkania, na którym problem został podjęty i otwarcie przedyskutowany z różnych punktów widzenia,
• jedna z objętych programem osób zarządzających zwróciła się do nas o pomoc w poradzeniu sobie z obniżoną motywacją pracowników, podsycających nawzajem swoje obawy związane z rozwojem sytuacji – konsultacje pozwoliły odnieść się do lęków i przywrócić zdolność działania całej grupy.

Zrozumienie aktualnych i przyszłych potrzeb jest dla nas kluczem do skutecznego pomagania, które spełnia swój cel, a przy tym pozostaje efektywne czasowo i kosztowo.