EAP to inwestycja, nie koszt

„Mamy prawdziwe problemy do rozwiązania, nie będziemy się przecież zajmować tym, jak Kowalski sobie radzi z rozwodem” – można pomyśleć zarządzając firmą. I to prawda, bo pracodawca nie ma się tym zajmować. Ale czy może to całkowicie pominąć? Jeśli doświadczony inżynier Kowalski, ciałem obecny w pracy, będzie myślami na sali sądowej i w wewnętrznych rozterkach „dlaczego” jego z pozoru idealne małżeństwo właśnie z hukiem się kończy, jego błędy i spadek wydajności, nieuchronnie przełożą się na wyniki biznesowe. Oczywiście świat, w którym pracodawca ingeruje w to, jak pracownik je, śpi, odpoczywa i układa sobie życie po to, żeby zoptymalizować jego funkcjonowanie zawodowe, brzmi jak korporacyjna dystopia rodem z filmów sci-fi i słusznie budzi sprzeciw. Ale istnieje coś pomiędzy ignorowaniem a koszmarną wizją. Program Wsparcia Pracowników (Employee Assistance Program – EAP) tworzy przestrzeń, w której pracownik może uzyskać pomoc z zachowaniem własnej autonomii i prywatności. Jej udzielaniem zajmują się zewnętrzni profesjonaliści. Firma ani nie wchodzi z butami w niczyje życie, ani nie zostawia ludzi samych. A zyskują na tym obie strony.

Jawne i ukryte koszty problemów pracowników

Są koszty, które widać w budżecie od razu – jak absencja czy rotacja pracowników.  Dla wielu firm to potężne obciążenie. Sama absencja z tytułu choroby własnej to 242 miliony dni rocznie. W skali kraju to tak, jakby niemal milion pełnoetatowych pracowników nie pojawił się przez cały rok w pracy.

Ponad 34 miliony dni absencji wynikają wprost z zaburzeń psychicznych i zaburzeń zachowania. To około 100% więcej niż 10 lat temu i druga pod względem liczebności grupa chorób powodujących absencję, która zostawia w tyle urazy, choroby układu krążenia czy nowotwory. Nie ma przy tym wątpliwości, że chroniczny stres przyczynia się do powstania wielu innych schorzeń i zaostrza ich przebieg.

Absencja chorobowa z tytułu zaburzeń psychicznych i zachowania. Na podstawie danych ZUS.

A przecież nieobecności i odejścia to tylko ostatni etap, do którego prowadzi długa droga stopniowego pogarszania się funkcjonowania człowieka i jakości jego współpracy z innymi. Zanim pracownik nie będzie w stanie przychodzić do pracy lub zdecyduje się odejść, często tygodniami, miesiącami, a nawet latami zmaga się ze stresem, wypaleniem i kryzysami, które po cichu drenują efektywność całej organizacji. To już nie tylko absencja i rotacja, ale prezenteizm („nieefektywna obecność”), quiet quitting (wycofanie zaangażowania bez rozwiązania umowy) czy prokrastynacja (odkładanie zadań i opóźnianie działania). Ich koszty są równie realne, choć nie trafiają do tabel w Excelu.

Założenie: problemy pracowników wpływają na efekty ich pracy

Ekonomiczny sens rozwiązań EAP możemy wykazywać, jeśli w punkcie wyjścia przyjmiemy założenie, że różnego rodzaju życiowe trudności doświadczane przez zatrudnionych mają bezpośredni wpływ na ich funkcjonowanie zawodowe. Z psychologicznego punktu widzenia tak właśnie jest. Ponieważ uwaga ma ograniczony zakres, kiedy kierujemy ją na własne zmartwienia, trudno nam się skupić na zadaniach, popełniamy błędy i spada nasza kreatywność. Jednocześnie negatywne myśli mają tendencję do wysuwania się na pierwszy plan, bo w taki sposób zostaliśmy ewolucyjnie ukształtowani, że najpierw zajmujemy się – realnymi lub wyobrażonymi – zagrożeniami.

Takie założenie potwierdzają badania – 60% osób zgłaszających się w ramach EAP o pomoc w rozwiązaniu różnego rodzaju życiowych problemów, wykazuje prezenteizm, 36% deklaruje spadek zaangażowania, a 23% ma nieobecności. Po skorzystaniu ze wsparcia wskaźniki te spadają do 34%, 24% i 14%. Kiedy problem zostaje rozwiązany lub złagodzony, więcej zasobów można włożyć w pracę. 

„Bez przesady, chyba mamy prawo czegoś wymagać?”

Kiedy regularnie finansujesz wynagrodzenie utalentowanego programisty Nowaka i całkiem pokaźny wachlarz benefitów, a tu okazuje się, że jego projekty ostatnio ciągle się opóźniają, możesz czuć sprzeciw wobec wdrażania w firmie EAP: czy naprawdę rozwiązaniem miałoby być zwiększenie nakładów? Pełna zgoda, że praca jest transakcją i żeby firma przetrwała trzeba „dowozić”, ale wyobrażenie, że „wymaganie” można odkleić od ludzkiej kondycji byłoby naiwne. Kiedy praca Nowakowi „nie idzie” można oczywiście próbować przywołać go do porządku, ale jeśli jest przeciążony, bo jest perfekcjonistą i nie umie odpoczywać, to przyczyna pozostanie. Liczba problemów, z jakimi wszyscy się zmagamy, rośnie, bo taki jest świat – złożony, zmienny i niepewny. Zamiast więc stawiania sprawy „my kontra oni”, warto zauważyć, że w ramach jednej organizacji jedziemy na tym samym wózku, a erozja zasobów ludzkich to najdroższa strategia, jaką można dzisiaj wybrać.

Program EAP a wydajność pracy

Badania na temat efektywności EAP prowadzone są od kilkudziesięciu lat w wielu krajach, w tym w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Australii i Chinach. Pokazują konsekwentnie, że EAP obniża poziom absencji, prezenteizmu i stresu związanego z pracą, a zwiększa poziom zaangażowania i satysfakcji.

• Amerykańskie badanie na próbie 60 000 pracowników, którzy skorzystali z EAP, wykazało, że liczba osób raportujących obniżoną produktywność na skutek problemów emocjonalnych spadła po uzyskaniu wsparcia o 73%. Liczba nieplanowanych nieobecności i spóźnień szacowana przed otrzymaniem pomocy na 2,37 dnia w miesiącu obniżyła się do 0,91 dnia. Natomiast indeks ogólnego poziomu funkcjonowania poprawił się o 10%.

• W badaniu na próbie 24 000 beneficjentów EAP, którego wyniki gromadzono przez 9 lat w 26 krajach, dowiedziono znaczącej poprawy wskaźników dotyczących absencji (o 17–28%), prezenteizmu (o 24–40%) i stresu związanego z pracą (o 9–23%).

• W jeszcze innym interesującym badaniu zmierzono, że liczba „nieproduktywnych” godzin pracownika w ciągu tygodnia zmniejszyła się dzięki uzyskaniu wsparcia EAP z 9,22 do 2,70. Każde 10 osób korzystających z konsultacji EAP, to dla firmy zysk 260 godzin efektywnej pracy w miesiącu.

• Jednocześnie 72,7% osób zadeklarowało wzrost koncentracji, 68,2% – poprawę jakości swojej pracy, a odpowiednio 55,7% i 45,6% – polepszenie relacji ze współpracownikami i przełożonymi.

Stopa zwrotu z inwestycji w Program EAP

Programy EAP wielokrotnie poddawane były twardej analizie liczbowej, jaką działy finansowe przeprowadzają przed każdą istotną decyzją inwestycyjną. Skuteczność Lyra Health – globalnego dostawcy EAP, którego lokalnym partnerem jest Lyra Polska – potwierdzona została badaniem przeprowadzonym w firmie z listy Fortune 500. Pokazało ono oszczędność 3,04$ na 1$ inwestycji.Rezultat został niezależnie potwierdzony przez AON i jest o 50% wyższy niż u konkurencji.

Wyniki oszacowań stopy zwrotu z inwestycji w EAP dostępne są dla takich instytucji, jak: America On Line, Campbell Soup, Chevron, DuPont, Marsh & McLennan, McDonnell Douglas, NCR Corp, New York Telephone, the US Postal Service, the US Federal Government, General Motors czy United Airlines. Wszędzie tam zyski ze wspierania pracowników przewyższały koszty udzielenia wsparcia.

Skąd bierze się tak wysoki wskaźnik ROI?

Koszty programu są niskie i daleko im choćby do 1% ogólnych nakładów na pracownika. Jednocześnie EAP przynosi kilka zasadniczych korzyści. Według badań program może w skali firmy obniżyć absencję o 4,8–6,5%. W firmie zatrudniającej 500 osób to nawet do 485 odzyskanych dni rocznie. Sam ten efekt powoduje dodatni zwrot z inwestycji, nawet biorąc pod uwagę wyłącznie koszty pracy. A przecież nieobecny pracownik to także utracone zyski, czas innych osób poświęcony na obsługę nieobecności i przeorganizowanie pracy, wydatki związane z zastępstwami, konieczność zmiany planów i wynikający z niej stres. Program EAP byłby opłacalny już w takiej sytuacji, gdyby wpływał wyłącznie na absencję, a przecież oddziałuje na szeroki zakres problemów:

Indywidualne konsultacje w ramach EAP zapewniają wsparcie poszczególnym osobom – pracownikom, ich bliskim, menedżerom i Działom HR. Platforma edukacyjna pozwala oddziaływać na całe zespoły tak, by lepiej radziły sobie ze zmianami i przeciwnościami. EAP ma siłę transformującą kulturę przedsiębiorstwa. Wzmacnia wewnętrzny i zewnętrzny wizerunek firmy. Pozwala lepiej radzić sobie z zaskakującymi, wymagającymi sytuacjami.

Czy zawsze jest tak dobrze?

Aby Program EAP działał skutecznie, podobnie jak każde inne narzędzie, musi być odpowiednio używany. Jeśli pracownicy nie korzystają z programu, nie spełni on swojej funkcji. Dlatego ogromne znaczenie ma sposób wdrożenia i wpisania proponowanych rozwiązań w kulturę firmy. Badania wskazują, że zapewnienie postrzegania wsparcia jako dostępnego i zapewniającego poufność, działania promocyjne oraz zaangażowanie kadry zarządzającej wyraźnie przekładają się na wskaźniki wykorzystania. Dlatego właśnie częścią naszej oferty jest aktywny udział 
we włączeniu EAP w kulturę organizacyjną. Opiekun Klienta we współpracy z HR planuje wdrożenie programu, analizuje korzystanie, reaguje na potrzeby i sytuacje kryzysowe. Uzyskiwane wskaźniki wykorzystania są przy tym zależne od rodzaju usług. Pewna liczba osób będzie zwracała się o pomoc w ramach indywidualnych konsultacji EAP, natomiast platforma edukacyjna EAP ma zdecydowanie większy zasięg oddziaływania.

Dzięki anonimowości, świadczenie EAP jest zwolnione z podatku dochodowego

Omawiając korzyści ekonomiczne EAP, warto na koniec wspomnieć o zasadach opodatkowania świadczenia EAP, które tak wyjaśnia mecenas Michał Koralewski: „Każde świadczenie otrzymywane przez pracowników od pracodawcy podlega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia. Nie tylko zatem pensja ale wszelkie rzeczowe i finansowe benefity i przysporzenia tworzą sumę poddaną opodatkowaniu. Kilka wyjątków od tej zasady wynika z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nim świadczenia rzeczowe i pieniężne otrzymane przez pracownika ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego. Zwolnienie to nie obejmuje bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. One podlegają opodatkowaniu w całości, niezależnie od wartości. 

Kolejny wyjątek stanowią świadczenia przekazywane ogółowi pracowników w sposób, który uniemożliwia określenie indywidualnych korzyści każdego z nich. Aby mógł bowiem powstać obowiązek podatkowy, korzyści muszą być mierzalne, pozwalające przypisać konkretną wartość przysporzenia danemu pracownikowi. W innym przypadku, wobec braku możliwości skonkretyzowania zobowiązania podatkowego, w ogóle ono nie powstaje. Potwierdził to Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 08 lipca 2014 roku, sygn. K 7/13.”