Czy lider może zachować work-life balance?

Z moich rozmów na warsztatach grupowych i sesjach indywidualnych wynika, że odpowiedzi samych zainteresowanych na tytułowe pytanie są mało optymistyczne. Jednocześnie badania potwierdzają, że menedżerowie na świecie i w Polsce doświadczają wyższego poziomu przemęczenia i wypalenia zawodowego niż ich podwładni. Dotyczy to zwłaszcza menedżerów średniego szczebla i prowadzi do sytuacji, w której generacja Z unika awansów, widząc koszty psychiczne roli kierowniczej. Większość moich rozmówców chciałaby w swoim życiu większej równowagi, ale myśli o niej jak o magicznym jednorożcu, którego w prawdziwym świecie nie udaje się spotkać. Słuchamy więc chętnie porad i wykładów, ale na co dzień oscylujemy między „to trudne” i „nie da się”. Rzeczywiście, z wielu powodów wdrożenie koncepcji work-life balance jest dla liderów wyzwaniem. Istnieje jednak sporo działań, które całkiem realnie możemy podjąć – z korzyścią dla siebie, pracowników i całych organizacji.

Po czym poznać lidera, który zachowuje równowagę

Przykład 1

Roman zasypia późno, bo nawet leżąc już w łóżku próbuje maksymalnie wykorzystać czas na przemyślenie bieżących projektów. Nad ranem budzi się z niepokojem i z ulgą wita poranek, kiedy może się zająć czymś produktywnym. Sięga po kawę i wysyła pracownikom wiadomości, nie przejmując się, że wprawi ich w stres jeszcze przed rozpoczęciem dnia. Śniadanie? Batonik proteinowy. Lunch? Strata czasu. Jego laptop, telefon i tablet nieustannie pikają powiadomieniami. Roman przeciąga spotkania próbując wycisnąć z nich co się da, spóźnia się na kolejne, i tak do wieczora. Zespół nie śmie powiedzieć, że pora kończyć, bo stawianie granic jest przyjmowane z nutą zawodu. Za to odpowiadając, od razu można u szefa zapunktować. Rodzina wie, że Roman ma ważną pracę i stara się nie dokładać mu stresu narzekaniem. Kiedy miał ostatnio prawdziwy urlop? Tego nikt nie pamięta.

Przykład 2

Tomasz przegląda rano kalendarz i ustala priorytety dnia - zatwierdzić budżet i odebrać syna z treningu o 18:30. Zjada śniadanie przy stole i słucha fragmentu audiobooka o sile konfliktu. Pierwszy blok pracy przeznacza na kluczowe zadania: analizę raportu sprzedażowego i zamknięcie budżetu. Dopiero potem otwiera pocztę. Zjada lunch w towarzystwie menedżera innego działu. Wymieniają uwagi o pracy, potem opinie o nowym serialu. Rozmowę z pracownikiem odbywa podczas spaceru. Kryzys u klienta wymaga telekonferencji, ale zadania Tomasz deleguje zespołowi. Pilnuje, by spotkania miały cel i agendę. Zamyka dzień pracy, przekazując instrukcje na jutro, wysyłając ostatnie wiadomości i notując, o czym chce pamiętać. Wieczorem zdarza mu się usiąść przy pracy twórczej lub słuchać branżowych podcastów, ale zawsze jest to jedno, jasno określone działanie.

Te dwa opisy są poskładane z elementów prawdziwego życia osób, które znam. Nietrudno zauważyć, że to Tomasz prezentuje wyższy poziom równowagi. Roman jest całkowicie oddany pracy, ale Tomaszowi też nie odmówimy zaangażowania. Odgadnięcie, który z nich osiąga lepsze wyniki, może już nie być takie proste. Bez wątpienia, ich odmienne podejścia pociągają za sobą szereg konsekwencji.

Dlaczego równowaga lidera to sprawa całej firmy

Negatywne skutki zakłócenia równowagi, prędzej czy później, sami odczujemy w postaci zmęczenia, dolegliwości somatycznych, obniżenia odporności, zaburzeń snu, pogorszenia pamięci i myślenia, frustracji, negatywnych myśli i niepokoju. Tak działa brak regeneracji oraz pozbawianie się ochronnego działania dobrych relacji i radości płynącej z realizowania swoich pasji. U części osób rozwinie się wypalenie, depresja i choroby przewlekłe, a samotność, konflikty i erozja samooceny trwale obniżą jakość życia. Z punktu widzenia pracodawcy zauważalne mogą być spadki jakości pracy, motywacji i inicjatywy oraz większa liczba nieporozumień i częstsze nieobecności. W przypadku liderów konsekwencje wykraczają jednak daleko poza wymiar indywidualny i przekładają się także na pracowników:

• Presję nakładaną na siebie liderzy przenoszą na zespół, jawnie lub ukrycie oczekując dyspozycyjności, szybkich reakcji i zaangażowania bez granic. To prowadzi do zaburzenia równowagi u pracowników, zatem wspomniane konsekwencje jednostkowe ulegają zwielokrotnieniu.
• Uznanie, że jeśli szef wybrał dla siebie taki sposób życia, to inni też powinni, powoduje poczucie niezrozumienia i braku empatii. Kiedy pracownicy nie widzą wsparcia i gestów „dobrej woli” wykonywanych w swoją stronę, sami nie chcą się angażować bardziej niż jest to konieczne.
• Ciągła obecność i kontrola wywołują poczucie braku zaufania i niedocenienia. Pracownicy otrzymują komunikat, że nie można ich zostawić choćby na dzień, a kiedy szef wszędzie jest pierwszy i wszystkim się natychmiast zajmuje, stają się bierni. Ich satysfakcję zmniejsza też nieefektywność takiego przywództwa.
• Osłabiają się relacje w zespole. Ponieważ każdy stara się dobrze wypaść w oczach wszechobecnego szefa, zaczyna się „granie na siebie”. Przy braku zaufania mniej jest inicjatywy i współpracy między pracownikami, łatwiej za to o konflikty. Jednocześnie pracownicy unikają mówienia o problemach.
• Brak dystansu i przeciążenie poznawcze to także pogorszona decyzyjność i „wąskie gardła”. Lider, choć bardzo chce, nie jest w stanie „ogarnąć” wszystkiego, a skoro nie upoważnia pracowników do przemyślenia spraw i podjęcia działań, pojawiają się opóźnienia.

A jeśli lider wcale nie dąży do work-life balance?

Wiele dowodów przemawia za tym, że lider zachowujący równowagę to lepszy lider. Biorąc pod uwagę wszystkie negatywne konsekwencje braku work-life balance, firmy powinny być zainteresowane tym, żeby kierownicze role pełniły w nich osoby, które potrafią utrzymać w swoim życiu harmonię. Jak daleko można jednak kierować się przy wyborze menedżerów osobistymi decyzjami każdego z nas dotyczącymi tego, jak będzie żył? A jeśli ktoś chce, żeby praca była w centrum jego świata – czy możemy w to ingerować? Większość liderów, przynajmniej na poziomie deklaracji, dąży do większej równowagi. Wciąż jednak są tacy, którzy oddają się pracy bez granic, z pełnym przekonaniem, że tylko tak mogą osiągnąć sukces. Wydaje się jednak, że chcąc lub nie chcąc, liderzy będą doceniać równowagę coraz bardziej. Oczekują tego pracownicy, dla których work-life balance staje się najważniejszym czynnikiem branym pod uwagę przy wyborze pracodawcy. Wymuszają to konkurencja w pozyskiwaniu talentów, a także zmiany prawa. Firmy natomiast mogą te zmiany wspierać przez tworzenie kultury wewnętrznej i edukowanie liderów.

Co utrudnia, a co ułatwia liderom zachowanie równowagi

W niektórych firmach utrzymanie work-life balance jest łatwiejsze, w innych wydaje się graniczyć z cudem. Jedne osoby mają problem z zachowaniem równowagi nawet kiedy organizacja ją wspiera, innym udaje się jej pilnować w najbardziej niesprzyjającym otoczeniu. Na naszą zdolność zachowania work-life balance składają się czynniki dotyczące miejsca pracy oraz własne cechy i kompetencje.

7 skutecznych pomysłów na zwiększenie równowagi

1. Zdefiniuj swoją równowagę

Klasyczny work-life balance rozumiany jako klarowne rozdzielenie sfery zawodowej i prywatnej, wielu osobom trudno jest realizować w praktyce. Jeśli pracujemy w domu, mamy pracę twórczą czy choćby spotykamy się prywatnie ze znajomymi z pracy – kto jest w stanie powiedzieć, gdzie kończy się „work”, a zaczyna „life”? Często nie chcemy nawet wytyczać między nimi ścisłej granicy. Bardziej praktycznym podejściem jest wówczas work-life integration, gdzie łączymy różne role, które mogą się nakładać czy przenikać – dbamy tylko, by praca zanadto się nie „rozpychała”. Taka zmiana postrzegania daje większą elastyczność, bo zamiast planować dzień z intencją pracy „od – do” i wypoczywania poza tym zakresem, możemy się zastanowić, jak w całym dostępnym czasie poukładać zgrabnie zadania należące do różnych obszarów.

2. Ustalaj priorytety zawodowe i prywatne

Dobrym nawykiem jest zadawanie sobie codziennie rano pytania „Co jest dzisiaj ważne?” i znajdowanie na nie dwóch odpowiedzi – jednej dotyczącej życia zawodowego, drugiej życia poza pracą. Jeśli konsekwentnie będziesz dbać o to, żeby takie dwie rzeczy w ciągu dnia wykonać, Twoje poczucie równowagi będzie rosło. Możesz oczywiście ustalić więcej priorytetów, ale celowo zachęcam do ograniczenia tej liczby do dwóch, za to bezwzględnie pilnowanych.

3. Doceniaj minidziałania i mikrodziałania

Niewielkie, ale częste i regularne działania podejmowane na co dzień mogą dużo zmienić, zwłaszcza kiedy Twoje możliwości są naprawdę ograniczone. Wykonaj kilka ćwiczeń albo tylko kilka razy się przeciągnij. Wyjdź przed budynek albo tylko popatrz przez kilka chwil za okno. Wyszukaj na YouTube relaks lub medytację o długości, na jaką możesz sobie pozwolić, są tam nawet wersje 1-minutowe. Wykonaj ćwiczenie oddechowe, takie jak box breathing, metoda 4-7-8 czy westchnienie fizjologiczne. Zajrzyj do ulubionych zdjęć – bliskich osób, miłych chwil lub miejsc, które chcesz odwiedzić. Wejdź i zejdź po schodach. Przerób kilka słówek w obcym języku. Posłuchaj fragmentu audiobooka.

4. Popracuj nad swoimi przekonaniami

Wymaga to trochę odwagi, ale spróbuj uchwycić co myślisz, kiedy pojawia się propozycja zadbania o własną równowagę: „Nie mogę mieć tak wysokiego stanowiska bez poświęceń”, „Muszę dawać z siebie wszystko, bo inaczej okaże się, że się nie nadaję”, „Pracuję w HR, więc nie odmówię pracownikom”, „Jak pójdę na urlop, to wszystko się posypie”, „Naprawdę nie mogę odpuścić”. Zapisuj po kolei takie stwierdzenia, a potem zacznij zadawać pytania i przyjmować różne perspektywy. Dlaczego akurat Ty nie możesz odpuścić? Jakie masz korzyści z takiej postawy? Co by się stało, gdybyś odpuścił/a? Możesz taką pracę wykonać samodzielnie lub z psychologiem. Albo przeprowadzić eksperyment i odpuścić coś niewielkiego, a potem przyjrzeć się skutkom.

5. Deleguj i wzmacniaj zespół

Delegowanie pomaga liderom „odzyskać” 6-8 godzin tygodniowo i redukuje stres o 23%. Jednocześnie, wzmacnianie pracowników (empowerment) zwiększa ich zaangażowanie, motywację, kreatywność i zaufanie do lidera. Rozwija też kompetencje i przygotowuje pracowników do awansów, co długoterminowo odciąża liderów. Delegowaniu przeszkadza jednak perfekcjonizm i obawa przed „przyćmieniem” przez pracownika i utratą wpływu. Przyjrzyj się swoim kompetencjom delegowania i popracuj nad nimi, jeśli trzeba. W ramach programu EAP możesz na przykład poćwiczyć z coachem, a Wasza współpraca będzie całkowicie poufna. Jeśli wewnętrzne przekonania powstrzymują Cię przed delegowaniem, zastanów się, ile na tym zyskujesz, a ile tracisz.

6. Podnoś umiejętności zarządzania czasem

Wypróbuj techniki takie jak: monitorowanie czasu poświęcanego na różne zadania za pomocą aplikacji Clockify czy Time Doctor, rezerwowanie bloków czasowych na konkretne aktywności, priorytetyzowanie zadań niepilnych i ważnych przy użyciu matrycy Eisenhowera, skupienie na 20% zadań przynoszących 80% wartości zgodnie z zasadą Pareto, planowanie czasu na „głęboką pracę”, praca w 4 cyklach 25-minutowych sesji z 5-minutowymi przerwami techniką Pomodoro. Wprowadź zasady obsługi poczty, na przykład „touch it once”, według której decydujesz, co zrobić z wiadomością natychmiast po jej otwarciu – odpowiadasz, jeśli zajmuje to poniżej 2 minut, przekształcasz w zadanie z konkretnym terminem lub usuwasz, jeśli nie wymaga reakcji.

7. Korzystaj z mentoringu i odwróconego mentoringu

W tradycyjnym mentoringu doświadczeni liderzy mogą powiedzieć Ci, jak oni dbają o równowagę i jakiej pracy nad sobą to wymagało. Odwrócony mentoring, gdzie to młodsi pracownicy doradzają starszym liderom, może dostarczyć Ci nowego spojrzenia na elastyczność pracy albo aktualnej wiedzy o technologiach. Pomaga przy tym zrozumieć potrzeby młodszych pokoleń i buduje zaufanie.

Były prezes Coca-Coli, Bryan Dyson, porównał życie do żonglowania pięcioma piłkami. Cztery z nich – rodzina, zdrowie, przyjaciele i rozwój osobisty – są jak szklane kule. Jeśli upadną, ulegną nieodwracalnemu uszkodzeniu. Piąta kula – praca – przypomina gumową piłkę, która zawsze się odbije. Dlatego dobre i pełne życie wymaga priorytetowego traktowania tego, co kruche i niezastępowalne. Jednocześnie pamiętajmy, że równowaga nie wydarzy się w naszym życiu sama, musimy o nią aktywnie zadbać.